如何定义弹性工作

随着网络与电子邮件的发达，传统朝九晚五的工作时间模式被改写了，愈来愈多的公司采取人性化的“弹性工作”制度。但这也给管理带来了挑战与争议，身为管理者该如何拿捏分寸？

将责任定义清楚

一般而言，弹性工作的定义大概可以分两种：一是“早来早走、晚来晚走”，每天至少需工作满8小时；另一种是没有时间限制的“责任制”，只要在期限内将工作任务完成即可。

不管采取何种方式，“沟通”无疑是实施弹性工作制*重要的一环。尤其每个人工作不在同一时间，对于所谓“责任”的定义就必须更清楚。

现在电子、网络虽然很发达，但是你却看不到人与人面对面沟通时，可能反映出的态度和表情，这些隐藏性因素对于主管的决策往往也很重要。

虽然通过e-mail的文字沟通，有时候可以抵减一些人际沟通时可能会产生的负面情绪，但真正重要的不是沟通工具的便利性，而是每个人在弹性的工作环境里，对于工作规划的前提与目标是否都清楚地接收到。

因此除了善用便利的电子邮件外，部门内也一定要有彼此分享的共同时间。尤其对主管来说，一定要在共同时间内，对所有成员状况都有很好的掌握与分享，这样员工之间才不会有认知上的落差。

用自律文化影响员工

在弹性工作制度下，如果要兼顾纪律与效率，*好的方式有时未必是另订一套严格的规范，而是在公司内部形成一种“自律”文化，透过文化去影响、约束员工的行为*有效。通常越是在人才竞争激烈的环境里，“自律行为”就越比设计任何防范制度有效。

虽然弹性工作制是基于人性化的考量，容许员工的工作模式有差异，但是公司运作毕竟还是要有纪律维持，如若规范不清楚，就容易形成部门之间产生过大的管理差异。此时，身为主管，*好也要有一套标准，尤其是人事主管，更要去清楚定义弹性工作的范围，并提醒主管，不要让公司部门内有太大的差异。

正如同样工作到晚上11点，隔天上班时，有人是9点多到，有人却是10点多或更晚才到一样，这时主管如果把握不好分寸，员工就会质疑：“界线到底在哪里？”处理不好，内部士气就会被扰乱。如果刚好公司有加班费规定，这时人事主管或是主管就可以提醒员工：“工作晚不代表可以晚来，公司可以报加班费。”

另外，适度的辅助措施也是维持纪律的好方法。例如，在奥美公司，他们虽然没有严格规定员工的上下班时间，也不打卡，但是他们要求员工必须填写日报表，每日记录与客户、厂商互动的进度等。透过这种沟通模式，仍然可以在弹性与纪律之间取得平衡。

切忌“时紧时松”

对主管来说，在管理上要切忌“时紧时松”的态度，因为自由的弹性往往会“一放难收”如果真的碰到非要采取紧缩的管理政策时，主管一定要在沟通上有所准备，尤其在主观的想要“导正”员工行为前，这个过程非常重要。千万不要光有想法或听到别人给的意见，就武断地公布新规定。多与员工沟通新的想法，听听他们的意见，才能让新政策落实的机会增加。

其实现在年轻的员工，只要你把新制度后面的道理解释清楚了，对于新的管理想法，接受度通常不会太低。

此外，主管也会碰到“越有能力的人意见越多”的管理难题，有时决策意见很难不受影响，因此也难免要用特殊的方式来解决，但更重要的是，公司的制度毕竟还是主体，千万不要让个人问题形成管理上的挑战。如果平日横向与直向的沟通都畅通无阻，员工反弹的声音自然会减少。