中小企业应该建立10类制度文件

一、企业系统分析文件 企业系统分析文件是在运用目标功能树系统分析模型对企业组织和运行进行分析的基础上，对企业组织架构设计进行规范而制定的企业整体规范化管理纲要性文件。企业本身就是一个系统。这个系统具有明确的目标，而要达成这些目标，又需要一系列的子系统为它提供支持。下一级子系统的功能作用，相对上一级子系统是功能作用系统；上一级子系统的功能作用，相对于下一级子系统又成了目标系统。通过这种分析，我们发现任何一个企业都是由一系列的子系统构成的系统，任何一个子系统的目标功能作用的缺失，或不能正常履行，又都会影响到企业目标的实现。 在现实中，企业作为一个组织，分成众多的单位、部门和岗位角色，每一个单位`部门和岗位角色都承担着相应子系统的目标功能作用。究竟由哪些单位、哪些部门、哪些岗位来主要承担企业系统的某特定子系统的目标功能作用？哪些单位、哪些部门、哪些岗位辅助承担这些特定子系统的目标功能作用？都需要通过企业系统分析文件来界定。 在现实中，企业组织架构不合理，职责交叉重合，甚至有的单位、部门之间相互推诿责任，就是因为这个企业从没有运用过系统科学的分析方法，对自身进行分析。当发现企业有一件事没有单位或部门、岗位角色承担时，就单*设立一个部门；或者当需要**对企业运行的某个方面强化管理时，就单*设立一个部门来负责。企业管理部门就这样不断地增加，导致管理部门过多，部门职责混乱。我国国有企业普遍存在管理人员过多的问题，除了体制上的原因之外，这是其关键症结之所在。 在我国企业中，企业整体规范化程度都比较低，很少有企业系统完整地实现规范化管理，因而也很少有企业制定有完整的企业系统分析文件。有些企业，强调要实施整体规范化管理，但实施完成之后，除了一堆制度文件外，仍有诸多不规范的问题。其中一个原因就是没有在目标功能树系统分析模型运用基础上的企业系统分析文件。企业系统分析文件的作用，是按照企业系统的内在目标功能树结构，具体界定每个单位、部门和岗位角色的系统职责和权限。 二、企业组织架构图 企业组织架构图是企业整体规范化管理*基本的文件。在一个企业组织中，资源如何流动，谁向谁汇报，谁对谁负责，都必须由企业组织架构图直观地给予描述和界定。根据企业组织架构图，每个单位、部门和岗位角色个人都能大体确定自己在这个企业中的地位和作用，以及上下左右的关系。 即使企业**实施了流程管理，没有了岗位之间的等级关系，相互之间的联系还是必不可少的。对于这种联系仍然有必要通过组织架构图直观地予以描绘和界定。 三、企业组织运行管理规范 企业组织运行管理规范，是针对企业内部每个部位、部门和岗位角色如何履行职责、运用权力进行的界定。企业系统分析文件只是说明每个单位、部门和岗位角色承担什么样的系统目标功能作用，但如何把这种目标功能作用落到实处，即如何履行职责，如何运用权力，得由企业组织运行管理规范来界定。它强调对每个单位、部门和岗位角色的职责履行和权力运用的具体方式、方法、标准、要求都要做出描述和界定。 在现实企业管理中，这个工作也很少有企业做。而企业的企划力、**力和执行力三者之间不平衡和脱节，往往就与此有关。企业高层**人有了非常好的想法和决策，却无法贯彻落实，就是堵塞在这个环节上。 企业组织运行没有规范，各级管理人员按照自己的偏好随心所欲地实施管理，结果是企业高层好的决策在贯彻过程之中不及和过枉并存，从而导致企业内部运行混乱，单位、部门和岗位角色彼此难以协调和统一，*终使很多好的决策不了了之，半途而废。 四、单位、部门工作标准 单位、部门工作标准是具体界定每一个单位和部门所承担职责的内容及其权力限制的制度文件。在企业组织之内，一定单位、部门做什么、如何做、做到什么程度，与其他单位、部门如何配合协调，都要由这一制度文件具体描述界定。通过ISO9000质量体系认证的企业一般都建立了这一制度文件。不过很多企业通过了质量体系认证，却没有严格按照这个体系运行，因此单位、部门工作标准文件失去了意义。 五、岗位角色个人工作标准 单位、部门工作标准具体界定了单位、部门的工作职责及其履行方式和标准要求，但这些工作标准都要求如果不能落实到岗位角色个人身上，往往难免在单位、部门内部发生责任相互推诿的问题，*终使单位、部门的职责无法落到实处。制定岗位角色个人工作标准，就是在单位、部门内部具体界定每个岗位所具体承担的工作职责，以及所享有的权限。岗位角色个人在这个岗位上履行什么职责、如何履行职责、每个职责履行到什么程度，都得由这一制度文件来具体描绘界定。有了这一制度文件，任何一个岗位角色个人都无法再推诿责任，也可有效地避免争权、越权的问题。 即使在全面实施了流程管理的企业，每个岗位角色的责任趋于无际化，形成了一种无边界组织，但每个岗位角色仍应该有他自己主要承担的职责限定。所以，只要企业寻求稳定发展，在任何情况下，《岗位角色个人工作标准》都是必须有的一个基本管理文件。 六、业务流程图 ...More...↓