一、业务流程优化与设计操作步骤
1、企业*先要成立流程优化**小组,组长一般由企业的**把手担任,负责动员和对重大事项的决策。
2、**小组下设日常工作小组,成员由流程维护部门的人员组成,在流程优化过程中负责跟进与协调。
3、流程日常工作小组组织成立流程编写小组。编写小组以业务系统为单位,根据部门间联系的紧密程度,将企业划分为供应链系统、研发系统、营销系统……;不要以部门为单位,因为部门容易站在本位的角度考虑问题,而忽视部门间的衔接。
3.1编写小组的组长由分管各业务领域的高层担任,因为其站得高看得远,能够提出优化的思路;如果没有合适的高层担任组长,可由入职时间较长的部门负责人担任,要求其对企业的运作比较熟悉,责任心强,并且有一定的**性。
3.2编写小组成员由入职两年以上的员工组成,要求其对企业的运作比较熟悉。
3.3编写小组人数可根据流程数量来确定,*先预估小组负责编写的流程数量,再根据每人5条左右的标准分配。
第二步:流程优化与设计方法培训
1、日常工作小组负责联系、挑选培训讲师,要求培训讲师有流程优化与设计实操经验。
2、培训对象一般为流程编写小组成员,但不局限于此部分人员,可以拓宽至所有主管级人员,有利于日后推行与维护。
第三步:梳理流程清单
1、培训结束后,各流程编写小组负责提炼本小组的流程清单。为了避免陷入细节,对流程一般这样界定:如果完成某项工作需要跨部门、并且涉及三个职位以上人员。
2、编写小组在梳理流程清单前,要去了解与本小组有关的的制度、标准、规定等,因为很多流程隐含在这些文件里面。
3、编写人提出流程清单后,组长组织一起讨论。讨论的内容涉及流程的输入、输出、流程责任部门、涉及部门、编写人
序号流程名称输入输出责任部门涉及部门编写人
4、讨论清单的时候,可以顺便讨论流程的步骤,便于编写人更快地编写初稿。
5、梳理流程清单不局限于现有的流程,对于一些正在执行但没有文字规定的,和没有执行但应该执行的流程都应列入清单,这一部分流程需要设计。
第四步:审核流程清单
1、各小组提出流程清单后交与日常工作小组审核,审核时主要关注小组与小组间的流程是否有重叠或遗漏,是否有些流程可以合并。
2、日常工作小组也可以组织编写小组组长一起讨论流程清单。
第五步:描述流程现状
1、流程清单审核通过后,编写人开始编写流程初稿。切记,编写人在此时不要穿插个人的思想。在帮助企业优化流程时,经常碰到编写人在此时加入自己的思想,而没有表现流程现状,对下一步流程评估带来一定的障碍。
2、编写人要根据培训要求,采用规范的流程图符号,不要凭自己的理解新增一些符号,那样会导致不统一,容易引起费解。
3、编写人如果碰到不太熟悉的流程时,不要凭自己的感觉描述,而要去询问相关人员,争取描述流程全貌。
4、碰到不知道如何用图表示并行、交叉、分岔等情况时,要向熟练的同事询问,争取一次做对。
第六步:评估现有流程并进行优化
1、流程现状描述出来后,编写小组组长组织编写人一起评估现有的流程,并进行优化。评估现状时可以站在客户、供应商、员工的角度,从时间、质量、成本和服务四个方面来分析现在的流程。
举例:
从客户的角度:客户从提出需求到获得需...More...↓