如何提高预算编制效率

――博科资讯全面预算**顾问尹栋梁谈全面预算管理 全面预算管理是承接企业战略和经营的有效手段，是现代企业管理体系的重要组成部分。在企业实践过程中发挥着越来越重要的作用。然而，企业由于缺乏必要的硬件、软件，采用传统预算编制方式，严重制约着企业的管理与发展…… 预算编制的核心地位 全面预算以对市场的充分研究和科学预测为前提，以营销预算为起点，进而延伸到品种、质量、技术、生产、成本、资金、投资、人力资源等经济活动的各个方面，通过对企业未来的生产经营活动的计划、协调、控制和评价。换言之，全面预算是以通过预算目标的分解与细化、汇总与审核、执行与调整、评价与考核，将对企业起到规划发展、协调行动、沟通认识、控制经营与激励业绩等方面的作用。 博科资讯股份有限公司全面预算**顾问尹栋梁说：“全面预算的战略导向作用决定了全面预算管理流程应包括预算编制、预算执行、预算调整、预算分析和预算评价等环节。在这样一个流程体系中，预算编制，是整个全面预算管理的起点，之后任何的流程环节都是依据预算编制来执行和体现。因此，预算编制，是推动全面预算管理的前提和先决条件，也是推动全面预算管理工作的依据和基础。预算编制的好坏，将决定整个全面预算管理实施的效果。预算编制，在整个全面预算管理流程体系中具有核心地位，是整个全面预算管理的重中之重。” 预算编制效率低下引发诸多问题 全面预算管理是实现企业资源合理配置和实施战略目标的先进管理方法。当前，许多企业都是从预算编制开始推动全面预算管理工作的，但是由于预算编制效率低下，传统预算编制方法与现实预算编制目标要求的脱节，引发了诸多问题。 目前，我国企业集团在全面预算管理中存在一些普遍性的问题，*先是目的不明确，仅仅是为了预算而预算。预算编制缺乏战略导向，只注重短期经济效益，忽视了长期的经营目标，背离了全面预算管理的初衷。其次，预算松弛，缺乏组织**体系。许多企业的生产、销售等基层业务部门都因为预算编制效率太低，费时费力而不愿参与预算编制过程，同时也为了防范某些不确定因素和无法完成的预算风险，或降低本部门完成全面预算的指标的难度。这就进一步削弱了预算的科学性和**性，造成企业预算的软约束。*后，预算控制和考评机制不健全。由于预算编制效率地下，预算编制不完善，就使得预算执行时涉及面明显缩小，预算执行随意性大，预算编制与结果偏差也大。无法进行深入预算分析，难以确定预算差异产生的原因。预算调整权力相应的制衡机制，预算形同虚设。 尹栋梁说：“以上诸多问题，固然有企业全面预算管理过程中的认识原因和管理原因，但是从技术原因上探究，还是由于全面预算管理预算编制效率过于低下。全面预算管理是一项“全员、全额、全程”的管理，工作量大，涉及大量的数据管理，预算编制技术性和复杂度都很强，任何一个微小的调整都会牵一发而动全身，如果仅仅依靠传统的预算编制方法，耗费大量人力物力，各种信息的统计也会滞后，影响全面预算管理的效果。” 传统预算编制方法制约预算编制效率 目前，由于企业缺乏必要的硬件、软件，在预算编制方面，很大一部分依旧采用传统的预算编制方法。传统的预算编制方法通常采用包括手工、电子表格软件以及专门的财务软件编制，在不同程度上制约着全面预算的管理效果。作为一个对从事全面预算管理多年的**顾问，博科资讯全面预算**顾问尹栋梁对传统预算管理方式一一进行了分析。 一、手工方式 全面预算管理不仅包括财务指标，而且包括费财务指标，涉及企业各相关部门，加之预算指标之间的勾稽关系复杂，编制周期较长，耗费大量人力、物力和时间，脱离企业实际经营情况，有可能误导企业经营行为。对企业预算执行和实时控制困难，无法进行预算差异分析，并采取纠错措施。而且手工编制预算容易出现低级错误，失去了预算控制的真正作用。 二、电子表格方式 电子表格方式避免了大量的手工繁琐的计算，比手工编制预算迈进了一大步。但是，电子表格信息不能共享，无法惊醒预算的跟踪，安全性不高、协调性不强等缺点，离全面预算管理要求还有一定距离。 三、专门的财务软件方式 编制全面预算的专门财务软件的出现，使得企业能以低成本重复使用，同时具备较强的预算分析和灵活计划能力。但是由于脱离了业务的预算过程，新形成的信息仍然是孤立，无法实现共享，全面预算管理配置资源的内涵不能得到充分体现，再有，依旧以会计为基础，本质上仍不能做到“事前、事中控制”，还只是“事后控制”，全面预算管理的核心控制地位也不能得到充分体现。 信息化使得预算编制**烦恼 随着信息化技术的发展，企业全面预算管理与IT技术相结合已是大势所趋。虽然，传统预算编制方式在现阶段企业预算编制中占据了很大一部分，但是一些敢于尝试和努力寻求突破全面预算管理瓶颈的企业已经开始采用专业的全面预算管理软件，在预算编制效率方面取得了显著提高，并提升了企业全面预算管理的整体效果。 尹栋梁将博科资讯全面预算管理软件的成功案例作了分享。 1994年成立的糖果动力，以OEM、ODM、产品总代理以及进口产品总经销为主，是中国*批全国性专业糖果代理商。目前糖果动力已建立了覆盖全国300多个城市的经销商网络、4个分销商网络以及近10万个直接服务的零售终端销售网络。 对于分销行业来说，销售网络分布广阔、销售体系管理层级多且变化频繁、高度关注渠道成本、产品类型众多。在采用博科资讯的Navigator全面预算管理软件之前，糖果动力的预算编制，无法自动参考和引用理念销售及费用数据，需要人工整理，编制过程中数据整理的工作量大，大不分工作人员均耗费于整理数据的费增值性劳动，多销售层级参与预算编制的沟通成本显著增加。通过Navigator全面预算解决方案的实施，糖果动力建立了灵活拓展的预算管理体系，整个预算编制效率显著提高，预算编制相关操作者可在同一平台上操作，大大降低了报表管理中的重复劳动，并且提高了数据的准确性。同时实现了预算编制数据和监控数据的有机结合，减少了沟通和管理成本。 全面预算是覆盖企业全局的管理体系,该体系正常运转的前提需要准确**能够反映企业实际经营的预算编制,所以在流程方面，企业要能有效地实施全面预算管理*先应从提高预算编制效率着手，借助现代IT技术，全面提升全面预算管理成效。全面预算管理是一项长期性的工作,其推行效果和水平提高并非一朝一夕就能显现,这就要求企业从预算编制开始，积极完善、在不断探索、实践、提升预算编制效率的基础上,能够使全面预算管理工作水平得到逐步提高。 ――尹栋梁