归纳常见的项目会议管理的问题

牛津管理评论消息：开会作为一种正式沟通的渠道，项目经理通过会议解决问题，安排工作，制定计划和决策，是推动项目*终达成目标的重要手段。但是，我们却可以在现实中看到，大量的项目经理，由于各种原因：或有点官僚主义，或是缺乏基本的管理沟通技巧，又或者专业气质太重，……很多会议，都是低绩效，甚至可以说没有绩效的，尤其在研究院所、策划研究机构、软件企业等知识密集的项目型企业更为典型，会议的结果往往不是解决了问题，安排了工作，而是什么结果都没有？甚至产生了争端和矛盾！ 让我们通过一个真实案例，并全程对问题进行点评，以归纳常见的项目会议管理的问题：

项目经理张某用了几天的时间联络、确认，一再延期，终于组织召开了“项目主创意会”，由于是该类型项目中*重要的会议，全体项目成员，包括公司的内部**和外协**总共30多人参加了这个会议。会议*先由PM将项目小组初步形成意见进行了讲解，过程中，就不断被那些个**打断，打断之后PM作完解释之后才发现，原来这些**知识不太清楚项目有关背景好不容易介绍、解释完了方案，开始讨论！众多**就开始提**多问题，由于都是些个“**”所以就必须要发言，而且要精彩，而且要让PM有所收获，于是，方案在这样的“攻击”之下变得一无是处，大家甚至对PM的基本逻辑思维能力、演讲组织能力，乃至语文能力也产生了怀疑！然后，PM或对某些想法进行深入阐释，或对错别字的问题表示道歉，或与个别**就一个要点进行辩论，*后恼羞成怒开始对所有的意见都从心里进行**而却依然笑着应答！**们终于占了上风，快要散会的时候，发现已经是4个小时之后了――而原来的计划只是2个小时开这个会议！大家迅速散去，各忙各的！此时，项目组成员问PM，主创意到底如何订？如果是一个怯懦的PM会说――按照X总说的办吧！如果是一个有些专业精神的PM会说――原方案不变，这是什么会？简直就是浪费时间，……

由此，我们要表达一些对于“会议”的看法：

第一，会议是什么？

会议天然就有公司政治色彩，但是，决不要将这样的想法放在具体解决问题的战术性的、项目型的会议上！而我们很多项目公司，不能摆脱这个束缚，认为会议就是要强化权力，要打击对手，要怎么样怎么样！项目过程中的种种会议，是要解决具体问题，这里不能有所谓权威，只能有专业的激辨，越是这样越是精彩而且能够有成果！但国内公司所有会议的政治气氛太浓，一直蔓延到了项目的会议之中！

第二，会议的成本

我们干过这样一个事情，与客户方7、8个人一起，从9点钟开会讨论一个问题，*后到了12点钟还没有任何结果，而其中主要的问题，就是领导的尼尼喃喃不能决策，或左或右，又觉得不动*好！搞得所有人不知如何应付，疲惫不已！终于轮到我们发言，我们拿着计算机，边说边算，这里在座的日工资30000元，用了半天，就是15000元，没有任何结果就是净亏损，按照公司毛利就是需要实现15万的订单才能挽回上午这个会议的损失。当然，这里没有计算机会成本，因为在座的每个人都有自己的岗位，如果不参加这个会议还可以在其它方面或获得收益或降低成本，尤其几个高级管理人员机会成本损失更是严重！我们付出了这样的代价，我们获得了什么结果？什么结果都――没有！这席话震惊了在场所有人，此后只是用了10分钟，将几个方案的优势劣势进行了一个对比分析很快作出了结论！并由此，客户方领导让我们设计并推动实施了该公司的会议管理体系！

第三，会议的形式

我们可以发现这样一个问题，有领导参加的会议，大家都不太发言，等着定调子！没有领导的会议则争吵的利害！什么是好的会议，其实后者看起来好像有伤同事情谊，但这才是好的，任何一个决策都会有两面，有人看到好的一面，有人看到坏的一面，看到坏的一面的人因为某些原因不说，这叫聪明还是叫不专业，在不同的企业可能会有不同的看法！但是，我们的观点是，专业人之所以被称为专业，就是要有点坚持，要知道什么东西在自己所知识/能力/经验系统是好的，或是不好的――否则，你也就没有必要参与这个会议――更重要的是，敢于表达！因此，我们认为项目过程中的会议，尤其是重要的会议，有争吵的会议是好的，一团和气的会议简直就不用去开！

以上都还没有涉及会议管理技术层面的问题，实际上在具体的会议管理中，还有很多所谓“机会点”，如果不能认识并改善将会给公司带来很大的损失！

*后，我们要说，项目经理，如果你还不会开会，那还不如不要开会！