分析合资企业管理控制系统建设

管理控制对于任何一个组织来说都是不可或缺的，管理控制系统的好坏直接影响企业战略的实施。据统计，有90%以上的企业在战略实施过程中存在问题。虽然这固然有可能是战略设计的问题，但是我们不得不承认，再好的战略如果不能成为现实就毫无意义。

随着我国市场经济体制不断完善，随着外资企业不断参与国内竞争，国内企业走出**，中国企业面临日益激烈的市场竞争。要想获得成功，企业就必须拥有一个有效的控制系统，一方面帮助管理者获得及时准确的信息，以便做出正确的决策；另一方面使企业可以有效利用企业的资源，有序**地展开日常生产运营，**各项决策的贯彻达成。

本报告将以豫丰公司为例，分析合资企业的管理控制系统建设，尝试寻找我国企业，尤其是国有企业可资借鉴的经验。

一、公司简介

豫丰公司为我国河南国有企业和香港华润公司共同投资兴办的粮食加工生产企业，主要对粮食进行加工，生产淀粉、面粉、挂面、方便面、免洗米等，注册资本4亿元。

该合资公司生产流水线的设备全部由美国引进，配料、生产主要由电脑控制，从原料接收到产品的储存、发放，基本实现自动化。

合资公司主要产品为各种食品，按原料和加工方法不同可以分为不同白度的面粉、添加不同营养成分的粗细面条、空心粉、玉米粉、免洗米等。品种按婴儿、成人、老年、营养成分、蔬菜添加剂不同种类和客户的数十种。

二、企业内部管理制度简介

公司于2001年通过了ISO9000质量控制认证。公司内部控制体系设计规范合理，实施有效，监控力度较强，监督管理制度主要从以下三个方面考虑：

预算监控管理

该企业将与企业经济活动有关的内容，例如：销售、成本、固定资产投资、人员流动、现金流量等全部纳入预算管理，实行有效监控。预算每年8月开始编制，年底董事会通过后，第二年开始执行。企业每个部门经理以及总监以上管理者都有一份预算表，预算执行情况纳入考核。

每年在制定预算时，对可能出现的预算增减，部门经理必须站在讲台上，面对预算审核人员的提问，说出预算升、降的依据，其中包括要预计到下一个年度国家宏观经济的走向、农业发展状况、市场销售产品力度、竞争对手情况等，所有这些内容都要有充足的依据。总经理、财务副总和市场副总还要向董事会汇报预算制定和执行的情况，这一切既是监控预算执行情况的需要，也是公司在实际工作中测评考核管理人员业务能力的需要。

年度预算由总经理报董事会审批，100万元以内的预算外采购由总经理作为*终决策者进行审批，100万以上的预算外采购由董事会决定。

责任授权管理

该公司从总经理到部门班组长，所有人的权力都是有限的，被约束的。授权管理的方法是通过授权通知书来明确授权事项和调派人财物的限额。授权管理的原则是：对在授权范围内的行为给予充分信任，但对授权之外的行为不予认可。

授权通知书除授权人持有外，还下达公司的相关部门，这些部门一律按授权范围严格执行。

根据授权管理原则，公司设计好管理程序，管理人员如违反要求，将受到追究和处理，直至除名。

信息记录管理

公司强调所有经济活动都要有记录，在信息管理上要求做到完整、准确、及时和安全。信息的完整就是禁止账外账，并做到有始有终；信息的准确就是保持账与账之间的真实，并定期核对；信息的及时就是经济业务发生后及时入账，无论什么财务账，必须在规定时间内入账；信息的安全，就是将所有的客户建立档案，输入电脑，按业务量和信用情况给予不同的信用额度。公司设立了黑名单，如果欠账未付清，就会进入黑名单，**输不进销售单。

公司监控制度主要涉及四个环节，包括：

资产管理

公司的主要资产包括存货和固定资产，由专设职能部门分别管理负责，责任到人，各项资产由计算机系统进行核算管理。

该公司十分注意厂区建设，厂方建筑布局合理，员工工作环境良好，厂房整洁度高，厂区绿化很好，如公园一般。生产设备基本实现全自动化，各种产品的生产配方经调试确定后有电脑自动控制进行供料、搅拌、生产、装运等工作。机器设备定期维修、保养较好。公司在购置固定资产时的内部控制手续非常健全，均有购置申请书，公司负责人批示，完税证明单，到货验收单和购置发票等相关证据。

公司对存货管理较为严格，库房中存货码放整齐，不同种类的存货用不同颜色包装袋分开摆放，很容易进行识别，各类存货均挂有标牌，在标牌上面明确列示存货规格、型号、出入库时间，并有领料人、送料人、库管人员签字确责。

公司每月对各项资产进行清盘，每月均统计出暂停用固定资产的名称数量清单，进行调整安排。存货每月进行盘点，盘盈亏率低。

生产销售

公司从采购原料、原料验收入库到材料出库、生产成品再到销售结转成本、确认收入各环节控制体系均较为完善。

材料采购需填制“采购申请单”，列明采购原料名称、供应商名称、价格、数量、质量标准、交货地点、付款形式、运输方式、在途天数、订货到达日期、包装袋处理等详细采购计划。此单据需采购员、采购经理签字，交由品管部、财会部会签、*后总经理签字确认。

采购原料入库需填制“原料**报告”，此报告由采购部对原料名称、合同号、运输单位、包装袋处理等进行签字确认。然后由地磅员对过磅时间、重量、运输车号、皮重、毛重等情况进行签字确认。由化验室对原料进行化验确认原料品质，提出化验意见并进行签字确认。由仓储部对**净重、存放位置、入库件数进行签字确认，再由采购部综合上述情况对付款进行确认。

原料出库需填制“领料单”，由领料人、部门主管签字确认。

结转产成品时需制作“原料耗用及生产量表”，列明多少原料生成多少产品，列明规格、数量。

产品出库销售，需制作“产品销售统计表”，列明当日销售多少、赠送多少、总金额、折扣金额、净销售额；“产品发货日报表”，按购货单位统计对其销货多少、折扣额多少。这些表单每日均由财务主任、财务总监监控。

往来款管理

在市场竞争日益激烈的今天，为扩大销售量，赊销作为一种促销的手段，有着不可低估的作用，发生往来款使销售和收款这两种行为之间存在着一个结算周期，从而形成了应收账款的成本，企业不得不垫支一定的资金和花费一定费用。随着应收账款规模增大而成正比例增长的坏账损失，将成为应收账款投资的*大风险。管好应收账款，目的在于加快资金的回收、周转，提高应收账款的变现能力，并对往来款的发生、间隔期、清算三个环节进行严格的监督与控制。

该公司在赊销方面，需填制“客户赊销申请单”，列明客户名称、合同号、销售货物名称、金额，并由客户写明“客户申请**”**在什么时间付款。此单据由行销部签署此客户尚欠款项，及申请赊销理由并签字确认，由财务部对此客户信用进行审查，确定对其的信用政策。并由财务长签字确认，*后由总经理签字同意，才能进行赊销。

企业在赊销后对往来结算准确登记，认真核对，定期清理，使单位有更多的资金开展业务活动，积极主动地向欠款单位和个人催收。对账龄较长的欠款单位和个人发欠款确认书，经双方确认签字后寄回。

粮食加工企业的季节性强，在这方面，该公司与当地农行及农户签署协议，利用银行信用对农户实现赊购，在赊购期满时通过银行发放粮食销售款，减少了管理成本。

对应付、暂付款的有效管理，可使单位能够充分利用这部分暂时为企业所拥有的资金。灵活管理和运用这两种资金，可使单位提升物流、资金流管理。公司采购其他原材料也基本无现付现象，均合理利用对方单位给予的无息信用期，并由财务部门对每笔欠付金额、信用期、对方单位进行准确纪录，到期准确还款，保持着良好的信誉。

费用支出

加强资金管理、合理使用、节约各项费用成本已成为企业资金管理的重要组成部分。

该合资公司各项资金支出控制制度非常严格，不论资金支出用途、金额大小均需填制付款申请单，列明付款提议人名称、付款理由等情况，并必须由批准人、财务负责人、经理、审核、出纳、领款、报销制单及各方负责人同时签字才能支付此笔款项，有一方不签字，将无法支出此笔现金，虽然手续繁琐，企业建立初期，企业内外各方资金使用人无法理解，但这种严格的控制制度*大程度的控制了付款支出过程中的所可能发生的错误与舞弊，并且经过长时间的坚持实施，企业内外各方资金使用人也对此制度适应、并自觉遵守了。

以下以采购和材料制度为例领取角度详细描述该公司控制管理制度。

三、采购管理制度

该公司按照加工品种和工艺不同，该公司生产部下分3个生产部，分别为米部、面部、成型部。为了控制成本，对于相关辅助设备、原料和各种添加剂的定期采购采取集体决策、统一采购方式。

1、相关职能部门组成的采购主体

采购小组：以采购部为核心，企业内各部门相关人员在实施采购前形成采购小组。按照采购任务，负责对外联络、组织招标、询价、草拟合同等。

生产部：采购的目的是实现所购商品的使用价值，直接服务于用户。因此，采购设备、原材料时，用户参与是必要的。以设备采购为例，用户参与的工作范围包括：确定拟购商品名称、型号，合理否定采购执行部门购货价款及其选择的供应商，设备到货验收等。

财务部门：财务部门在集中采购工作中，主要参与管理和控制的工作环节涉及计划、预算、审签、记录、付款等。

行政部：主要参与设备采购中的登记固定资产账目和卡片。

2、体现健全内部控制机制的工作环节

决策机构和计划、预算管理：副总经理组成决策机构，其主要职责是确定企业年度购置需求计划。年度内，根据各项资金到位情况，陆续发布采购执行计划，交采购部门执行。一般情况下，采购执行部门的采购单价不应高于预算单价。

履行审批程序：在计划、预算、采购执行、付款等4个工作阶段，要履行必要的审批程序。在计划阶段，主要由副总经理对各部门汇总上报的采购需求计划进行审批，进而形成预算草案；在预算阶段，主要由总经理和董事会对的采购预算进行审批；在采购执行阶段，生产部、采购部、采购部主管副总要参与合同的签订，包括审阅、修改和签批。

三重验收：采购品到货后，采购部门、生产部、品管部共同进行验收。

详细记录是指行政部门在设备到货后，建立固定资产台账和固定资产卡片，详细登记设备名称、型号、供货商、价格、产品序列号、使用单位及保管人等。这是固定资产日常维护管理的基础。设备的维修、升级、盘点、处置需要依照这些基础资料。

货到付款：要求采购品到货并验收合格后，在合同规定的期限，财务部门和行政部门审核发票、设备材料验收单、购销合同、采购计划和预算，审核无误后，由财务部门办理结算。

统一采购工作自始至终，负责主管采购工作的副总经理采取回避制，回避供应商。采购人员通过客观的选择、比较，通过和生产部技术人员沟通，提出选择供应商和确定价款的意见，并通过履行合同审签、审批程序完成采购任务。采购部门内，选择供应商和确定价款的意见，经集体讨论研究做出，任何个人无权单*做出决定。

统一采购工作的内部控制制度建立后，贯彻落实是关键，如果执行得不好，集中决策就会失去意义，分散决策的问题又将重新出现。因此，集中决策、统一采购每一个控制环节都要求认真地履行。

四、材料领用管理

企业日常耗用的物资通常包括原材料、办公用品、备品备件、工器具、包装物等，它们是构成企业成本的重要部分，对企业经营和效益有直接影响。在企业物资领取和使用环节，建立和完善内部控制制度有利于提高工作效率，降低物资消耗，减少损失和浪费。

物资领用内部控制制度是指在企业物资领用环节建立一种自我协调与自我制约的机制，其内容通常包括物资领用计划申报制度、物资领用制度、价值记录与成本控制制度等。

物资领用计划申报制度

该制度规定各部门领用物资必须事先编制领用计划，并对计划的编制、稽核、审批、执行程序以及相关人员的职责权限做出规定，制度的主要内容有：

1．规定企业内各部门编制物资领用计划的时间、依据，延迟申报计划给予处罚的措施。企业物资领用部门通常根据生产计划、检修计划、人员分配计划、物资消耗状况等编制物资领用计划表。

2．规定计划表的项目内容、填写要求、填写人与审核人的责任。填写人、审核人均应在计划表上签字，物资耗用部门负责人负有审核计划的责任。

3．明确物资领用计划审批部门及审批人员的职责权力。计划编制与审批是职责分明的两个岗位，行政部和财务部设立*立的物资计划管理员岗位，其职责是控制物资消耗，编制物资发放与采购计划，审核与批准企业内各部门申报的物资领用计划，将与业务无关、不合理的领料要求剔出。企业还应建立计划审批权限制度，明确规定计划管理员、物资计划管理部门主管、企业经理及副经理的各自审批权限。但不管各自权限如何，均遵循自下而上的审查程序，这样，基层的监督管理作用才有可能发挥。

4．制定物资消耗限额办法，对超过消耗限额的编制计划不予批准。

物资领用制度

物资领用制度具体规定了物资实际领用的程序和手续，有关人员的权力和责任，主要内容有：

1．规定领用物资必需填写领料单，并在经批准的已申报计划范围内领取，严格限制超计划、越限额领取物资。

2．规定领料单的项目内容、填写要求。领料人填写领料单不得涂改。

3．规定领料单审核责任。领料单由物资需用部门职工填写，部门领导重点审核物资是否确实需要；物资计划管理员应重点审核是否已申报计划，将不符合计划、无计划又无正当理由的领料单退回；保管员主要审核手续是否齐全、项目填写是否清晰、是否有涂改行为。

4．规定无计划确属急需物资的审批、管理办法。根据物料的不同明确规定应由哪一级别或部门的领导审批。

5．企业各部门领取物资后妥善保管，防止丢失、损毁。制定防火、防盗措施，物资保管责任落实到人。

6．物资的使用制度。建立物资的使用操作制度，明确规定投放料的技术规范，工器具等低值易耗品的维护与保养办法，明示一些物资如酸碱、腐蚀性化学药品等使用的特殊要求。建立对较复杂物资使用操作人员的培训制度，使其充分了解物资的物理化学特性及使用办法，尤其包括应急处理方法。

7．废品及残料回收制度。建立物资回收制度，对错发或错领物资、材料使用后的残料、多余未用材料、领取的不合格材料、报废物品，应及时退库，使用部门不得自行处理。

8．奖罚制度。对物资使用过程中尽职尽责使物资消耗下降的员工给予奖励；对物资使用过程中玩忽职守造成物资被盗、损坏及不按技术规范投放料造成材料浪费者给予处罚。奖罚严明是制度得到贯彻执行的**。

价值记录制度

本制度明确规定价值记录程序。

领料单是价值记录的合法凭证，仓库保管员依据领料单记物资明细账，财务部门记分类账，计划管理员记明细台账，各部门核算员记本部门耗用物资台账。月底财务部门与成本员、保管员及各部门核算员对账，**账账相符，不符之处及时查明原因。账账相符后，财务部门分配物资耗用成本。

成本考核制度

细化成本项目，切实降低物资消耗。企业将物资领用过程中的各项成本严格细化到各部门相关人员，使物资领取人、使用人、物资领取部门主管、仓库保管员、物资计划管理员等都有成本指标。如领料部门负责材料消耗成本、材料使用不当造成的损失成本、依所报计划购进物资的存储及资金占用成本、计划不周造成的缺货成本和生产损失成本等；物资计划管理员负责采购计划制定不及时造成的缺货损失成本、因监督不力发生不合理领料造成的浪费成本；保管员负责手续不全错发料造成的损失成本及物资保管不善的损失成本。成本指标完成情况与相关人员的工资、奖金挂钩。严格的成本考核是控制物资消耗的重要方法。

以上是该合资公司的主要内部控制体系，由于食品行业的成本受粮食价格影响较大，而且部分产成品价格在一定程度受到政策限制，近期我国粮食价格不断上涨，因此成本提高，行业利润空间不大。但该合资公司效益在成本提高的情况下仍能稳步提高，这与其设计科学合理的内部控制管理体系及日常行之有效的对内控制度的监控办法是密不可分的。

五、依据COSO内部控制综合框架进行分析

内部控制综合框架是由美国反对虚假财务报告委员会的发起组织委员会于1992年9月发布的，是至今对内部控制*为全面的描述。报告对内部控制定义为“一种管理方法，由一个会计主体的董事会、管理部门和其他人员共同制定，旨在对企业经营的有效性和效率、财务报告的可靠性、执行各种法规条例的合规性目标的实现提供合理的**。”报告认为，一个合适、有效的内部控制综合框架包括以下五个部分：

控制环境。它是由管理层倡导一种正直、伦理道德风气、宣传管理宗旨、经营方式和人力资源政策，使职员自觉管理其活动和履行他们的责任。管理部门应通过文字描述和范例以及采取相应的监控措施来影响全体职员，以提高他们的伦理道德水准。

豫丰公司通过建立、宣传并执行严格的管理控制制度在企业中形成制度第一的观念。

风险评估。即管理当局应对目标完成期间与企业相关的风险进行识别、预见，并采取相应避险措施的管理控制。风险评估应测定风险对货币项目及对会计主题形象或信誉方面的重要性；风险发生的概率；如何减轻风险至可以承受的水平。

豫丰公司主要通过预算制度识别、预见和控制风险。

控制活动。它是为实现内部控制目标提供合理**而制定的各项政策、程序和规定。它包括：营业性控制，用于指导会计主体的经营管理活动；财务信息控制，用以**财务信息的安全可靠和保护会计主体的财产；合规性控制，用以将活动指向符合适用的法规、管理控制要求和坚持伦理道德。

豫丰公司通过合理授权和资金、物资管理制度**控制活动的实现。

信息情报传递。这是对关系企业内部和外部的事件或活动、有关的财务或非财务信息都应当加以识别、占有，并及时有序地传递给决策者和职责履行者。它包括信息资料的传递程序和传递范围。

豫丰公司关于领料、财务方面的帐目记录是信息记录的重要手段。其预算工作中，各级领导对预算编制的陈述是信息分享的过程之一。

检查和评估。为**内部控制的适当性和有效性而进行的日常和定期监督、检查。

豫丰公司品管部门负责对产品质量的检查和控制，物资计划管理人员对领料进行控制，财务人员定期对企业各部门财务状况进行审计。

内部控制的基本方式是内部控制内容的具体反映。包括：

组织规划控制：根据相容职务分离、经营特点和明确划分责权等原则对企业总体组织机构进行设置；

授权批准控制：经济业务处理必须经过授权才能进行。它包括一般授权和特殊授权；

文件记录控制：是**其他控制有效性、保持效率经营和高质量信息的手段。它包括管理文件、岗位工作说明书、方针程序手册和会计记录；

实物安全控制：采取限制接近、定期盘点和比较记录的保护和保险等措施保护实物资产的安全；

职工素质控制：是对职工在招聘、录用、培训、晋级等方面所进行的控制；

预算控制：以数量、金额等形式反映企业未来业务的详细计划；

业绩报告控制：是管理当局掌握信息、加强控制的重要工具；

内部审计：是对内部控制的再控制。

以上各环节在前面豫丰公司的内部控制制度介绍中都有所涉及，不再次赘述。

六、对我国企业的启示

基于内部控制所具有的重要作用，加强内部控制已经成为企业提高经营管理效率、在竞争中取胜的前提条件，内部控制已逐渐为经营者所重视，建立健全内部控制制度逐渐成为企业加强经营管理的内在需要。但是由于文化、经验和理论所限，目前我国大部分企业内部控制仍处于内部控制结构阶段，即控制环境、会计制度和控制程序。另外，内部审计机构的日受重视和建立也为内部控制的正常运行提供了必要保障。

因此，我认为，为了促进我国企业内部控制水平，应该从以下6方面采取措施：

1、政府应进一步推动内部控制的理论建设，加强理论指导和实务指导。

2、完善内部控制环境需要配套的体制改革的支持。内部控制环境的重要内容之一就是法人治理结构，虽然《公司法》对公司的组织结构和股东大会、董事会、监事会、董事长、总经理等的职责权限都作了相应规定，但这些规定都只是原则性的，实施效果不容乐观。我国企业内部控制基础薄弱，国有企业尤为严重，其中主要的原因之一在于国有企业产权仍不明晰，长官意识较浓。深化企业改革，尽快建立产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的现代企业制度，消除内部人控制现象，是完善内部控制环境，使内部控制有效运行的**。

3、经营者职业化、市场化。现代企业制度要求企业的经营管理者摆脱原来依附于资本所有者的地位，成为一个专门的职业。职业化与市场化的有机融合才能塑造出一批具有竞争观念、风险观念、责任观念的经营者队伍。可以考虑建立：

①资格与类级制度。具体包括：资格资历制度、考试制度、类级制度、晋升降级制度、注册吊销制度和培训制度等。解决“外行领导内行”、上级干预、任人唯亲等弊端，同时又建立起一支庞大的后备队伍以满足企业对经营者广泛而多样的人才需求，真正做到择优上岗，有序流动、合理配置。

②聘任、解聘制度代替终身制，该制度是经营者市场化的核心。

③建立年薪、股权制度，将企业经营者的个人利益与企业的经营实效紧密联合起来，形成经营者市场化和职业化的根本基础和**。

4、以提高企业素质作为企业道德建设的主要内容。提高企业素质要从社会和企业两方面做起。从社会角度，应不断完善宏观经济环境，创造企业间公平竞争的条件；从企业角度，应认真学习借鉴国外的先进管理理论、制度、方法和经验，提高经营管理水平。

5、重视企业组织机构建设。这是目前我国企业改善控制环境的重点。

①必须提高企业经营者对企业组织机构设置重要性的认识，合理的组织机构有助于企业计划、协调和控制经营活动，也有利于企业建立起良好的内部控制环境。

②为各级领导设置职能部门或职能人员，发挥其专业管理的作用。这可以克服领导者个人知识、经验和能力的不足，符合世界范围内企业领导集团化的趋势；

③各层领导者横向间加强信息沟通，便于互相协作、互相促进，以共同提高企业整体效益。

6、加强外部因素对企业内部控制的影响。加强政府审计单位的作用，弱化审计的商业性。提高审计与企业串通的犯罪成本。

北大纵横是国内本土管理咨询业的先行者和领导者。公司创始人王璞先生等50位合伙人领导数百名由名校MBA和大中企业高层管理者组成的精英咨询团队，为中国各级政府和大中企业提供区域经济、战略、人力资源、市场营销等解决方案。作为中国知识服务业的一面旗帜，北大纵横把《成为中国企业的成长与变革的一种重要推动力量》作为自己的使命,公司愿景是《做中国*受尊重的大型咨询企业》。公司曾荣获2002年度中关村*具发展潜力企业*佳团队奖、由中国企业家杂志组织评选的中国21家*具成长性企业、中国企业文化建设先进集体奖、首届中国管理学院院长奖等多项荣誉。