财务管理中"职责分割"的重要性

关键字:财务管理 职责分割 管理 企业管理 CPA 会计

我国传统文化里关于用人一直有个“用人不疑、疑人不用”的说法。现在我们大家都知道，这种说法是不太符合现代企业管理精神的。现代企业管理是一边怀疑你，一边还要用你，并且通过各种内部控制制度来约束你，让你即使有坏心眼，也很难做成什么坏事。

在企业的各种内部控制的设计里，*常见的一条原则就是“职责分割”原则。简单来说，就是将完成一件事情要涉及的方方面面的工作分开安排给至少两个人，好比打开一个保险柜需要两把钥匙，而这两把钥匙由两个人分管。这样，即使单*一个人有了什么坏心眼，也没有办法自己*立“作案”。

有人可能会说，一旦这两个人串通，这个“职责分割”的安排就没有用了。是的，确实如此。所以，企业里对于一些非常重要的事情，就要分开安排给三个人、四个人，甚至更多。当然，做任何一件事情，需要牵涉的人越多，做事效率也往往越低。所以，企业在内部控制的设计上总要考虑“用效率来换安全”。

举几个非常简单的财务部的例子来说明一下这个“职责分割“的道理。例如，天天跑银行的出纳员也负责从银行拿每月的银行对帐单。据我个人观察，中国大概90%以上的企业都是这样安排出纳员的工作的。很可惜的是，这是一个典型的没有贯彻好“职责分割”原则的工作安排。出纳员的工作是掌管企业的现金和银行存款。在管理好的企业里，到了每月月底，会安排另外一名财务人员和出纳员一起，盘点一下库存现金。为什么不能让出纳员自己盘点现金并报告一个盘点结果呢？因为对出纳员要有必要合理的“怀疑”－担心出纳员中饱私囊。

既然对于库存现金都要有这样的“怀疑”和监督机制，对于金额更大的银行存款，企业为什么反而能放心让出纳员自己去拿月底的对帐单呢？由此可见让出纳员自己去拿银行对帐单的不合理性。要知道，伪造一份银行对帐单也不是什么太难的事情。反过来说，只是在月末让另外一名财务人员跑一趟银行拿一下银行对帐单，也应该不是什么太难的事情。

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