驯服电子邮件

每天都收到上百个电子信息?各种电子邮件系统让你无所适从?不必烦恼，对付电子邮件的挑战自然有各种妙着。

********rom 著

对一些公司来说，电子邮件已成为他们日常交流不可缺少的工具，使他们的员工**********效率。但对某 些人来说，电子邮件已成了一种挑战。在每天都收到上百个信息的情况下，怎么能挤出时间去做其它事呢?如何处理不同的电 子邮件系统?在离开办公室外出时怎样处理邮件?这里是我们**的一些建议：

在出去买软件前，请*先考虑改变一下自己使用电子邮件的习惯。一个值得**的办法是把“收件箱”当成一个电子 的“行动清单”，对收到的邮件做出迅速反应，以便使收件箱中的信件数目减少、方便管理。这意味着在收到信件后，必须尽 快检索并放入按各种主题或不同行动目的分类的文件夹之中以备保存。

你可以使用一些自动工具帮你管理电子邮件，如微软(Microsoft)的Exchange、Lotus(编 者译：莲花公司)的cc:Mail和Qualcomm(编者译：快通讯公司)的Eudora等普受欢迎的电子邮件软件 都有这些工具。它们包括有文件过滤器和规则，可以根据信件的内容或发出者的身份自动把信件分类到适当的文件夹中。

出差在外

使用电子邮件的另一个好习惯是，在发送邮件之前注意检查信件的“标题”。这是信件中指定收件者和给出主题信息 的部分。当你通过邮寄清单程序发送时，一些电子邮件系统可能会给你插错了回邮地址。

许多电子邮件系统无法很好处理或根本无法处理附件，*佳的策略是暂时不要用附件形式传送一个文件，直到你确信 你的收信人能原样收到并读到你的文件。在发送一个较大的附件(大于150K bytes)之前，礼节上应该事先和收件 人打个招呼，因为有些人使用速度较慢的调制解调器，可能不乐意长时间的等着你的文件慢慢传过来。

另一个好主意是把所有邮件都保存在一部机器上，比如一部你可以带回家或酒店的手提电脑。由于你总是从一个地方 得到电子邮件，管理起来就很容易。

如果你不能把台式电脑中的所有东西都搬到手提电脑上，就要找一个可以把所有邮件都放在一个地方的系统，如办公 室网络。外出时可以拷贝你所需要的邮件。某些产品，如莲花公司的Notes和微软公司的Exchange，就具备了把 桌面微机的邮件拷贝到手提电脑上的功能。

不过，有时你不会带着手提电脑去旅行。Net Reality(编者译：网络实景顾问公司)总裁********osiur(高希尔)说：“如果我外出没带手提电脑，我会在图书馆或电脑酒吧的公用电脑上，用Netscape(编者 译：网景公司)的********r软件来查看我的邮件。”你可以通过Yahoo(编者译：亚虎公司)找到所有电脑酒 巴清单。现在，许多城市图书馆和电脑出租店有**互联网连接。

多重身份

以上一些窍门对更有效的使用某一种邮件系统来说是足够了。但如果你同时在**互联网、CompuServe( 编者译：电脑网络)和MCI Mail(编者译：MCI公司的邮件网)开了三个户头这样的多种身份又如何?

这时，你需要考虑购买一种能把来自各系统的邮件集中起来的产品。例如Global Village(编者译： 地球村公司)的Focal Point，Connect Soft(编者译：联网软件公司)的Email Conne ction (供Windows系统上使用)和Claris(编者译：克莱利斯公司)的Emailer (供苹果机系 统使用)。

如果你不得已需要多个邮件户头，记住要告诉你的客户或潜客户在那个网址上可以找到你。说明自己*经常看哪些户 头，而不至于让你的信件被冷落在一边。

另一个逐渐被人接受的主意是，减少和简化你公司所支持的各种电子邮件系统。这只要加一个叫电子邮件网关的软件 便可实现。网关可以把不相同的系统连接在一起。一旦安装了网关软件，你就可以着手删除一些重复的邮件系统，或几种功能 相同的产品。