时间管理之时间限制开会法

2012-04-01来源 : 互联网

开会时间已到，但大家仍然姗姗来迟?一开会动辄3～4个小时以上，*后却没有结论?时不时就召**议，却没有重要的事情要讨论?大家轮番上台报告听到*后都无法集中注意力?如果你也有过上述的开会经验，不妨试试“时间限制”开会法。

时间限制，顾名思义就是事先规范会议开始与结束的时间，并且设定详细的议程，严格地监控会议的进行。控制时间的目的在于，摆脱无聊的会议，同时能够重视“时间成本”的观念。

计算成本的时候，我们很容易看到“外显”的费用，比方说，花了多少*、投入了多少原物料等，却很容易忽略“时间”这项珍贵且不可逆的资源。当我们选择做某一件事时，也就意谓着无法在同一时间，去做另外一件事，就像当我们选择找许多人开会，就没办法同时让与会者外出跑业务、从事研究或静下心来思考决策等。而大部分这些工作的报酬，几乎都会大于“开会”所带来的成果。

常见的“时间限制”做法，包括减少开会“次数”与“长度”。控制次数的多寡，可先自问“是否一定要开这个会?”若没有适当理由，那就没有召开的必要性。而会议长度也可藉由“准时”开始和结束，以及事先设定每个人的发言时间，有效掌控。

对工作者来说，在开会中落实“时间限制”，并不见得一定需要使用特殊工具，才能将时间运用在更高附加值的地方，更关键在于，是否能把“时间成本”的概念放在心上，从会议前的准备、会议中的控制、以及会议后的收尾等每个流程，一方面减少时间，另一面提升每一次会议的效果，双管齐下，就能更有效地改善工作效率。

注意：

1 每次开会，都拿出表来计时，强制控制时间的进行。

2 事先准备愈充分，时间就愈能节省下来。

3 适合例行报告、工作进度报告等会议。

不要

1 不要在过短的时间，塞进过长的议程，否则开会没有质量。

2 就算时间要结束了，也不能略过“做结论”步骤，即使结论是“择期再开”。